دليل الاستخدام
الترتيب هنا ليس اختياريا: العميل قبل الملف، والملف قبل الفاتورة، والحساب قبل القيد. هذا الدليل يقول ماذا تفعل أولا، وأين تجده في الواجهة، ولماذا هذا الترتيب.
ما يجب ضبطه قبل إدخال أي بيانات، حتى لا تُعاد الإدخالات لاحقا.
الإعدادات ← وحدات المنصة
المجال يحدد الوحدات التي تظهر في القائمة الجانبية، والمصطلحات المستخدمة في كل الشاشات. شركة مقاولات ترى «مشاريع» لا «قضايا»، ومكتب محاماة يرى «جلسات» لا «مواعيد».
يمكن تغيير المجال في أي وقت. التغيير يمسّ ما يُعرض فقط ولا يحذف بيانات.
الإعدادات ← الفروع والأقسام
إن كانت شركتك بأكثر من فرع، أنشئها قبل إضافة المستخدمين. الفرع يُسنَد للمستخدم عند إنشائه، ويحدد ما يراه لاحقا.
الإدارة ← المستخدمون
لكل مستخدم دور، ولكل دور صلاحيات على مستوى الوحدة والفعل. الصلاحية تُفرض في الخادم لا بإخفاء زرّ في الواجهة.
البريد يُخزَّن بحروف صغيرة دائما، ويُقبل الدخول به كما كُتب بأي حالة أحرف.
الإعدادات ← الهوية الضريبية
الاسم النظامي والرقم الضريبي والعنوان تظهر على كل فاتورة تُصدر بعدها. اضبطها قبل إصدار أول فاتورة كي لا تُعاد إصدارها.
الدورة التي يعيشها فريقك كل يوم: من فتح الملف إلى إقفاله.
العملاء ← عميل جديد
العميل هو الجذر: القضايا والمشاريع والفواتير والمستندات كلها تتعلق به. إنشاؤه أولا يوفّر ربطا يدويا لاحقا.
القضايا / المشاريع / المعاملات ← جديد
اسمها يتبع مجالك. داخلها تجد كل سياقها في مكان واحد: النقاش، والمستندات، والمواعيد، والمهام، والمالية، والأطراف.
داخل الملف ← المواعيد / المهام
الموعد مرتبط بالملف لا بشخص، فلو غاب المسؤول بقي الموعد ظاهرا لفريقه. مهمة مجدولة تُرسل تذكيرا قبل موعدها بأربع وعشرين ساعة.
التذكيرات تعمل عبر مهمة مجدولة على الخادم. تحقق من تفعيلها بعد التثبيت من «حالة النظام».
داخل الملف ← تتبع الوقت
الوقت المسجَّل لحظة العمل يصير بندا في الفاتورة. الوقت الذي يُسجَّل آخر الشهر من الذاكرة يصير تقديرا يخسر جزءا منه.
كيف يتحول ما أنجزه فريقك إلى فاتورة، والفاتورة إلى تحصيل مسجَّل.
الفوترة ← فاتورة جديدة
أدخل المبلغ ونسبة الضريبة وحدّد هل المبلغ شامل لها. النظام يحفظ الأساس والضريبة والإجمالي، ويفرض تساويها بلا هامش.
الفاتورة ← رابط دفع
رابط عام يفتحه العميل ويدفع منه. الرابط ينتهي بمدة، وكل فتح له يُسجَّل في التدقيق.
الفوترة ← حسابات الأمانات
دفتر منفصل عن مال المكتب: لا يُسحب على المكشوف، ولا يُعدَّل قيد بعد تسجيله، والسحب فوق حدّ تحدده يحتاج اعتماد شخص آخر.
صاحب الطلب لا يستطيع اعتماد طلبه — فصل المهام مفروض في النظام لا متروك للانضباط.
المحاسبة ← الإعداد ثم القيود
أنشئ السنة المالية ودليل الحسابات مرة واحدة. بعدها كل قيد يجب أن يتوازن، ولا يُرحَّل إلى فترة مقفلة ولا إلى حساب تجميعي، ولا يُعدَّل بعد ترحيله — التصحيح بقيد عكسي يبقى ظاهرا.
ما يجعل النظام صالحا لبيانات حقيقية لا لتجربة.
مفروض في قاعدة البيانات
كل جدول يحمل معرّف الشركة محروس بسياسة في قاعدة البيانات نفسها. استعلام ينسى شرط الشركة لا يعيد بيانات شركة أخرى، بل لا يعيد شيئا.
الإدارة ← سجلات التدقيق
كل فعل مؤثر يُسجَّل بمن فعله ومتى. السجل سلسلة تجزئة: تعديل صفّ قديم أو حذفه يكسر السلسلة لكل ما بعده، فيُكتشف.
داخل الملف ← مشاركة مع العميل
رابط يفتح للعميل ما اخترته له وحده. الرابط مؤقت وقابل للإلغاء، وكل فتح له مسجَّل.
الإدارة ← النسخ الاحتياطي
نسخة مجدولة تشمل قاعدة البيانات والمستندات. النظام يرفض حفظ نسخة خرجت فارغة بدل أن يحتفظ بها كأنها سليمة.
جرّب الاستعادة مرة قبل أن تحتاجها. نسخة لم تُجرَّب ليست نسخة.
أداة تشغيل على الخادم
تصدير كامل لبيانات شركتك — كل جدول وكل ملف — في أرشيف واحد يمكن استعادته في مثيل آخر. التصدير مُجرَّب بدورة كاملة: تصدير، ثم حذف، ثم استعادة، ثم مطابقة حقلا حقلا.
لا يستعمل الجميع النظام نفسه. هذه هي الشاشات التي تهمّ كل دور فعلا.
أول يوم: اضبط المجال والفروع والأدوار، وأنشئ حسابات فريقك.
يوميا: لوحة التحكم: ما يحتاج انتباهك اليوم — مواعيد قريبة، مهام متأخرة، فواتير مستحقة، اعتمادات معلّقة.
شهريا: التقارير: التحصيل، وتوزيع العمل، وإنجاز المهام، وربحية المشاريع.
أول يوم: اضبط الهوية الضريبية، وأنشئ السنة المالية ودليل الحسابات.
يوميا: إصدار الفواتير، ومتابعة التحصيل، وقيود اليومية، وحركة الأمانات.
شهريا: ميزان المراجعة، وقائمة الدخل، ومطابقة الأمانات مع دفترها.
أول يوم: أدخل ملفاتك الجارية وأطرافها ومواعيدها.
يوميا: تحديث حالة الملفات، وتسجيل الوقت، ورفع المستندات، ومتابعة المهام.
شهريا: مراجعة ما تأخر، وإقفال ما اكتمل.
أول يوم: ادخل، وشاهد ما أُسنِد إليك.
يوميا: مهامك ومواعيدك، وتسجيل وقتك، والمشاركة في نقاش الملف.
شهريا: لا شيء إضافي — عملك اليومي هو ما يبني التقارير.
أول يوم: يستلم رابطا آمنا.
يوميا: يرى حالة ملفه والمستندات المشاركة معه، ويدفع فواتيره من رابط الدفع.
شهريا: لا يحتاج حسابا ولا كلمة مرور — الرابط وحده، ومؤقت وقابل للإلغاء.
لكل مجال صفحته: وحداته، وأسئلته، ورحلة شهره الأول.